Rimborsi spese effettuati con utilizzo di carta di credito aziendale: registrazione nel libro unico del lavoro

Un dipendente in trasferta utilizza la carta di credito aziendale per sostenere le spese di viaggio, vitto e alloggio. Si chiede di sapere se tali spese, ove i documenti fossero intestati al dipendente, devono comunque essere inserite nel libro unico anche se effettivamente non rimborsate al medesimo in quanto sostenute dall'azienda.

RISPOSTA:

In relazione al quesito posto si precisa che in materia di rimborsi spese assume particolare rilevanza l'art. 39, comma 2 del D.L. 112/2008, convertito dalla legge n. 133/2008, il quale ha istituito il LUL - libro unico del lavoro. Nel LUL, ricordiamo, devono essere registrati anche i rimborsi spese a dipendenti e collaboratori coordinati e continuativi.
Occorre evidenziare che i rimborsi spese, di qualsiasi natura, vanno riportati nel libro unico del lavoro solo quando si riferiscono a quei rapporti di lavoro per cui la norma prevede l'iscrizione nel medesimo libro, ossia lavoratori subordinati, collaborazioni coordinate e continuative, sia nella modalità a progetto, che di minima entità, nonché associazioni in partecipazione con apporto lavorativo esclusivo o misto (capitale e lavoro).
La norma non specifica se l'annotazione riguarda anche i rimborsi spese che non formano reddito, ovvero solo quelli imponibili fiscalmente e previdenzialmente. In merito è intervenuto per fornire chiarimenti il vademecum predisposto dal Ministero del Lavoro in data 5-12-2008; in esso si afferma che i rimborsi spese vanno "sempre" indicati nel LUL, anche se esenti fiscalmente e contributivamente.
Tuttavia, lo stesso Ministero asserisce che "la mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico aziendale al riguardo". La locuzione "marginali o non ricorrenti" va intesa come scarsa rilevanza economica con riferimento alla retribuzione annua complessiva di riferimento, mentre non ricorrente equivale ad occasionalità.
Nel vademecum Ministeriale viene chiarito che:
• non è necessario indicare analiticamente nel LUL gli importi, ma è sufficiente annotare il totale, posto che gli importi analitici "possono essere contenuti in un documento a parte";
• non vanno riportate le somme riconducibili a mera anticipazione di spese sostenute dal dipendente in nome e per conto del datore relativamente a documenti di spesa intestati all'azienda medesima;
• vanno riportati, invece, i rimborsi spese effettuati con utilizzo di carta di credito aziendale (così come riferito nel quesito in oggetto) in quanto non conta il mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati, bensì la "qualità" delle spese rimborsate.